Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel: alte oder neue Hausverwaltung?

Bei einem Wechsel der Hausverwaltung stellt sich für Wohnungseigentümergemeinschaften häufig eine wichtige Frage: Wer erstellt die Jahresabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr – die alte oder die neue Hausverwaltung?

Besonders relevant wird diese Frage, wenn der Verwalterwechsel genau zum Jahreswechsel erfolgt. Ein typisches Beispiel: Die alte Hausverwaltung scheidet zum 31. Dezember 2025 aus, die neue Verwaltung übernimmt zum 1. Januar 2026. Wer ist dann für die Jahresabrechnung 2025 verantwortlich?

Dieser Beitrag erklärt die wesentlichen Grundsätze verständlich und ohne juristische Vorkenntnisse.

Die gesetzliche Ausgangslage

Rechtlich liegt die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Da die Gemeinschaft diese Aufgabe nicht selbst praktisch erledigt, handelt für sie in der Regel der jeweils bestellte Verwalter.

Die Jahresabrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Wirtschaftsjahres geordnet und nachvollziehbar dar. Sie bildet die Grundlage dafür, dass die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließen können.

Wichtig dabei: Beschlussgegenstand ist die sogenannte Abrechnungsspitze, also das sich aus der Abrechnung ergebende Guthaben oder die Nachzahlung. Nicht die Jahresabrechnung als solche wird beschlossen.

Wann entsteht die Pflicht zur Jahresabrechnung?

Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht jeweils am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres.

• Wirtschaftsjahr: 2025
• Entstehung der Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung 2025: 1. Januar 2026

Ab diesem Zeitpunkt muss die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer dafür sorgen, dass die Jahresabrechnung erstellt wird. Praktisch übernimmt diese Aufgabe grundsätzlich der zu diesem Zeitpunkt bestellte Verwalter.

Wer muss die Jahresabrechnung 2025 erstellen?

Entscheidend ist insbesondere, wann die alte Verwaltung ausscheidet und die neue Verwaltung ihr Amt übernimmt.

Fall 1: Alte Verwaltung endet am 31.12.2025 – neue Verwaltung beginnt am 1.1.2026

Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung 2025 entsteht am 1. Januar 2026. Zu diesem Zeitpunkt ist bereits die neue Hausverwaltung im Amt.

Ergebnis: Grundsätzlich muss die neue Hausverwaltung die Jahresabrechnung 2025 erstellen. Die alte Verwaltung ist grundsätzlich nicht mehr zur Erstellung verpflichtet.

Fall 2: Die alte Verwaltung wird erst nach dem 1.1.2026 abberufen

Anders kann die Situation aussehen, wenn die bisherige Verwaltung am 1. Januar noch im Amt ist und beispielsweise erst am 10. Januar 2026 abberufen wird. Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung 2025 ist dann bereits am 1. Januar 2026 entstanden – also zu einem Zeitpunkt, an dem der bisherige Verwalter noch bestellt war.

Ergebnis: In diesem Fall kann der später abberufene Verwalter aufgrund des Verwaltervertrags weiterhin verpflichtet sein, die Jahresabrechnung 2025 zu erstellen.

Wann muss die Jahresabrechnung tatsächlich fertig sein?

Die Jahresabrechnung wird naturgemäß nicht bereits am 1. Januar fertiggestellt. In der Praxis erfolgt ihre Erstellung regelmäßig innerhalb der ersten drei bis sechs Monate des Folgejahres.

Grundsätzlich ist der Verwalter zuständig, der zum maßgeblichen Zeitpunkt Amtsinhaber ist und für die Gemeinschaft handelt. Das bedeutet insbesondere bei einem Verwalterwechsel zum 1. Januar: Die Abrechnungspflicht der Gemeinschaft wird grundsätzlich durch den neuen, aktuell bestellten Verwalter erfüllt.

Was gilt bei einem Verwalterwechsel?

Für einen Wechsel der Hausverwaltung lassen sich folgende Grundsätze festhalten:

• Der amtierende Verwalter muss grundsätzlich auch noch ausstehende Jahresabrechnungen für zurückliegende Jahre erstellen. Die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Verwaltung besteht auch dann, wenn eine Abrechnung aus einem früheren Zeitraum noch fehlt.
• Endet die Amtszeit des alten Verwalters am 31. Dezember und entsteht die Pflicht zur Jahresabrechnung erst am 1. Januar des Folgejahres, ist der ausgeschiedene Verwalter grundsätzlich nicht mehr für diese Abrechnung verantwortlich.
• Vertraglich können jedoch abweichende Regelungen getroffen worden sein.

Der Verwaltervertrag kann entscheidend sein

Im Verwaltervertrag kann beispielsweise ausdrücklich vereinbart werden, dass der ausscheidende Verwalter die Jahresabrechnung für das von ihm noch verwaltete Wirtschaftsjahr erstellt.

Auch die Gemeinschaftsordnung kann Regelungen dazu enthalten, dass der Nachfolgeverwalter die Jahresabrechnung für das Vorjahr erstellt. Dabei ist allerdings zu beachten, dass einem Verwalter nicht ohne Weiteres eine Verpflichtung zu einer unentgeltlichen Leistung auferlegt werden kann.

Praktisches Beispiel: Jahresabrechnung 2025

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft hat das Wirtschaftsjahr 2025. Die bisherige Hausverwaltung A scheidet zum 31. Dezember 2025 aus. Hausverwaltung B übernimmt die Verwaltung ab dem 1. Januar 2026. Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung 2025 entsteht am 1. Januar 2026.

Ergebnis: Hausverwaltung B muss grundsätzlich die Jahresabrechnung 2025 erstellen. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn im Verwaltervertrag ausdrücklich vereinbart wurde, dass Hausverwaltung A die Jahresabrechnung für 2025 noch erstellt.

Kurz zusammengefasst

Wechselt die Hausverwaltung genau zum Jahreswechsel, ist grundsätzlich die neue Hausverwaltung für die Jahresabrechnung des Vorjahres zuständig. Entscheidend können jedoch die konkreten Regelungen im Verwaltervertrag und in der Gemeinschaftsordnung sein.

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