Verwalterwechsel: Unterlagen und Buchhaltung müssen vollständig übergeben werden

Die Frage, wer die Jahresabrechnung erstellt, ist nur ein Teil des Verwalterwechsels. Ebenso wichtig ist die Frage: Was passiert mit der bisherigen Buchhaltung und den Verwaltungsunterlagen?

Ohne vollständige und geordnete Unterlagen kann die neue Hausverwaltung ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllen. Das gilt insbesondere für die Erstellung der Jahresabrechnung. Deshalb hat die ausscheidende Hausverwaltung umfangreiche Herausgabe- und Rechnungslegungspflichten.

Wem gehören die Verwaltungsunterlagen?

Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Beim Verwalterwechsel muss die frühere Hausverwaltung deshalb sämtliche Verwaltungsunterlagen an die Gemeinschaft herausgeben. In der Praxis erfolgt die Übergabe regelmäßig an die neue Hausverwaltung, die für die Gemeinschaft handelt.

Die alte Verwaltung darf die Unterlagen grundsätzlich nicht zurückhalten. Das gilt beispielsweise auch dann, wenn sie noch offene Vergütungsansprüche gegenüber der Gemeinschaft hat oder bestimmte Unterlagen für eine mögliche eigene Rechtsverteidigung benötigt.

Besteht ein berechtigtes Interesse an bestimmten Dokumenten, kann der ehemalige Verwalter diese beispielsweise vor der Übergabe kopieren beziehungsweise später Einsicht bei der neuen Verwaltung nehmen.

Welche Unterlagen müssen übergeben werden?

Die neue Hausverwaltung muss in die Lage versetzt werden, die Verwaltung ohne unnötige Unterbrechungen fortzuführen. Dazu gehören insbesondere:

• die vollständige Buchführung
• Debitoren- und Kreditorenkonten
• Kontoauszüge
• Buchungsbelege
• Rechnungen und Mahnungen
• Übersichten über Hausgeldrückstände
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
• frühere Jahres- und Einzelabrechnungen
• frühere und aktuelle Wirtschaftspläne
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen, beispielsweise Heiz- und Warmwasserkosten
• Gemeinschaftsordnung und Teilungserklärung einschließlich der dazugehörigen Pläne
• Eigentümerlisten
• Protokolle der Eigentümerversammlungen einschließlich Anwesenheitslisten
• die Beschlusssammlung
• Verwalterkorrespondenz
• Wartungs- und Dienstleistungsverträge
• Bauunterlagen
• Versicherungsunterlagen
• gegebenenfalls Personalunterlagen von Hausmeistern oder anderen Beschäftigten

Die Verpflichtung betrifft nicht nur Papierunterlagen. Auch elektronisch geführte Daten müssen vollständig übergeben werden. Es reicht daher nicht in jedem Fall aus, lediglich Ausdrucke zur Verfügung zu stellen. Die vorhandenen elektronischen Daten müssen ebenfalls in geeigneter Form bereitgestellt werden.

Die alte Verwaltung muss über die Vermögensverwaltung Rechenschaft ablegen

Neben der Herausgabe der Unterlagen trifft den bisherigen Verwalter eine weitere wichtige Pflicht: Er muss über die von ihm vorgenommene Vermögensverwaltung Rechnung legen. Vereinfacht gesagt muss nachvollziehbar sein, wie die Gelder der Gemeinschaft während seiner Verwaltungszeit verwaltet wurden.

Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, wer anschließend die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr erstellt. Die neue Verwaltung benötigt diese Informationen, um unter anderem:

• die Jahresabrechnung ordnungsgemäß erstellen zu können
• die laufende Buchhaltung fortzuführen
• offene Forderungen gegenüber Eigentümern oder Dritten erkennen zu können
• bestehende Verbindlichkeiten der Gemeinschaft nachvollziehen zu können

Die vollständige Übergabe der Buchhaltung und der Verwaltungsunterlagen ist daher eine wesentliche Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen Verwalterwechsel.

Was passiert, wenn die alte Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt?

Verweigert die frühere Hausverwaltung die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen, kann der Anspruch grundsätzlich gerichtlich durchgesetzt werden. Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. In der Praxis kann die neue Hausverwaltung den Anspruch für die Gemeinschaft geltend machen.

Dabei ist wichtig, möglichst genau zu benennen, welche Unterlagen herausgegeben werden sollen. Das gilt insbesondere für einen gerichtlichen Antrag oder eine Klage.

Ist die Situation besonders dringend, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch eine einstweilige Verfügung in Betracht kommen. Auf diesem Weg kann beispielsweise die schnelle Herausgabe wichtiger Unterlagen verlangt werden, damit die neue Verwaltung handlungsfähig bleibt.

Was bedeutet das für Wohnungseigentümer?

Eigentümer müssen bei einem Verwalterwechsel nicht befürchten, dass wichtige Verwaltungsunterlagen einfach bei der alten Hausverwaltung verbleiben dürfen. Die bisherige Verwaltung ist grundsätzlich verpflichtet, die Buchhaltung und die Verwaltungsunterlagen vollständig und geordnet zu übergeben.

Nur mit diesen Informationen kann die neue Verwaltung ihre Aufgaben zuverlässig übernehmen. Dazu gehören insbesondere die Fortführung der Buchhaltung, die Erstellung der Jahresabrechnung, die Umsetzung von Beschlüssen sowie die Wahrung der finanziellen und rechtlichen Interessen der Gemeinschaft.

Fazit

Bei einem Verwalterwechsel zum Jahresende ist für die Jahresabrechnung grundsätzlich entscheidend, wer bei Entstehung beziehungsweise Erfüllung der Abrechnungspflicht Verwalter der Gemeinschaft ist.

Scheidet die alte Hausverwaltung zum 31. Dezember aus und übernimmt die neue Verwaltung zum 1. Januar, muss grundsätzlich die neue Hausverwaltung die Jahresabrechnung des vergangenen Jahres erstellen. Abweichende Vereinbarungen im Verwaltervertrag können jedoch zu einem anderen Ergebnis führen.

Unabhängig davon bleibt die alte Verwaltung verpflichtet, die von ihr geführte Buchhaltung und sämtliche Verwaltungsunterlagen vollständig und geordnet herauszugeben und über ihre Vermögensverwaltung Rechnung zu legen.

Für einen reibungslosen Verwalterwechsel gehören deshalb zwei Dinge zusammen: eine eindeutig geregelte Zuständigkeit für die Jahresabrechnung und eine vollständige Übergabe aller Unterlagen.

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